Retreat de aliniere sau strategie cu LEGO® Serious Play®: când merită metoda

Problema pe care o rezolvă, și care nu e lipsa de idei

Într-un retreat de management obișnuit, distribuția timpului de vorbire e aproape mereu aceeași: doi sau trei oameni ocupă majoritatea discuției, restul intervin scurt și aprobă. Nu pentru că n-ar avea poziții, ci pentru că formatul (o masă, o conversație, o singură persoană care vorbește o dată) favorizează pe cine se bagă primul și pe cine are cea mai mare greutate ierarhică.

Consecința se vede abia la execuție. Deciziile ies din sală cu acordul formal al tuturor și cu convingerea a trei oameni. Restul le duc mai departe exact cum le-au acceptat: fără rezistență și fără energie.

Asta rezolvă LEGO® Serious Play®, și o rezolvă prin protocol, nu prin apeluri la participare. Fiecare om construiește un model ca răspuns la întrebare, în timp limitat, singur. Apoi fiecare își povestește modelul. Nu există varianta „eu sunt de acord cu ce a zis colegul", pentru că fiecare are pe masă un obiect diferit de al colegului.

De ce funcționează mai bine pe strategie decât o discuție obișnuită

Trei mecanisme, niciunul legat de cărămizi în sine.

• Timpul de gândire e egal. Toată lumea construiește în paralel, deci nimeni nu formulează în timp ce altcineva vorbește, și nimeni nu rămâne fără loc în conversație.
• Grupul întreabă modelul, nu omul. „Ce înseamnă piesa asta pusă deoparte?" e o întrebare pe care oamenii o pun fără să se apere, spre deosebire de „de ce crezi tu asta?". Diferența pare mică și schimbă temperatura discuției.
• Metafora spune ce formularea directă ocolește. Un director care nu ar spune niciodată „nu am încredere în datele care vin de la marketing" construiește un pod întrerupt la mijloc și îl explică fără efort. Subiectul intră în sală prin obiect.

Efectul secundar, cel mai des raportat la o lună după: echipa continuă să folosească modelele ca scurtătură. „Suntem iar în varianta cu podul rupt" înlocuiește o oră de context.

Unde intră în agenda unui retreat de două zile

Metoda e scumpă în timp, pentru că fiecare povestește fiecare model. Deci nu se folosește pe toată agenda, ci pe întrebarea care merită investiția. Structura care funcționează cel mai des:

• Ziua 1, dimineață: unde suntem. Date, context, ce s-a schimbat de anul trecut. Format clasic, nu are nevoie de construcție.
• Ziua 1, după-amiază: blocul de LEGO® Serious Play®, trei-patru ore, pe întrebarea abstractă a retreat-ului (unde vrem să fim, ce ne stă în cale, cum arată echipa care ajunge acolo). Individual, apoi model comun.
• Ziua 2, dimineață: traducerea în decizii. Ce s-a construit devine priorități, criterii și responsabilități nominale.
• Ziua 2, după-amiază: planificare, alocare, calendar. Fără cărămizi.

Ce urmează după retreat rămâne același, indiferent de metodă: raport în 72 de ore, primul pas vizibil în șapte zile, check-in la șase săptămâni. Detaliile sunt în primele 30 de zile după retreat.

Când nu merită, și cum îți dai seama înainte

Trei situații în care metoda consumă timp fără să adauge nimic. Prima: decizia e simplă și urgentă. Nu ai nevoie de cărămizi ca să alegi o dată de lansare sau să împarți un buget între trei linii deja convenite.

A doua: decizia e deja luată, iar retreat-ul e ambalajul. Metoda scoate la suprafață dezacordul mai repede decât o conversație obișnuită, ceea ce e exact ce nu vrea cineva care caută validare. Un retreat cu o singură concluzie acceptabilă produce, cu LEGO® Serious Play®, o zi mai tensionată decât fără.

A treia: echipei îi lipsesc cunoștințe de bază pe subiect. Dacă discuția e despre o piață pe care nimeni nu a studiat-o, construcția produce metafore frumoase pe fond gol. Acolo trebuie întâi informație, apoi proces.

Testul pe care îl facem în diagnoza de dinainte: cerem fiecărui membru al echipei, separat, să formuleze în două propoziții răspunsul la întrebarea retreat-ului. Dacă răspunsurile sunt aproape identice, subiectul nu are nevoie de metodă. Dacă diferă vizibil, dar nimeni nu a spus asta cu voce tare în ultimele șase luni, e exact cazul.

Cine facilitează și ce aducem cu noi

Blocul e ținut de Mihaela Danciu, facilitator certificat prin Association of Master Trainers și trainer de certificare în metodă în România, formată în 2016 la București cu Jens Rottbøll, trainer și partener Trivium. Kitul de piese vine cu noi: nu e un set cumpărat din magazin, ci materialul de lucru al metodei, cu elementele care fac posibile metaforele.

Facilitarea propriu-zisă rămâne separată de conținut, ca la orice sesiune: cine ține procesul nu are poziție pe ce decide echipa. Restul metodologiilor pe care le folosim, și când alegem între ele, sunt pe pagina dedicată metodei.